Ihre Daten.
Transparent behandelt.

Geltungsbereich

Diese Datenschutzbestimmungen gelten für die Plattform EVANU Aussteller, insbesondere für aussteller.evanu.ch, die dazugehörigen Kundenbereiche, öffentlichen Bewerbungsseiten, Ausstellerportale und damit verbundenen Funktionen.

Sie gelten insbesondere für Personendaten von:

• Besucherinnen und Besuchern der Website;
• Kunden, Veranstaltern, Unternehmen, Vereinen und Organisationen;
• Benutzerinnen und Benutzern eines Kundenkontos;
• Mitgliedern berechtigter Organisationsteams;
• Ausstellern und Bewerbern;
• Kontaktpersonen und Mitarbeitenden von Ausstellern;
• Dienstleistern und weiteren beteiligten Personen;
• Support- und Rechnungskontakten.

Massgebend ist grundsätzlich das Schweizer Datenschutzgesetz. Soweit im konkreten Fall zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union anwendbar ist, werden deren Anforderungen ebenfalls berücksichtigt.

Verantwortliche Stelle

Betreiberin von EVANU Aussteller ist:

2impress GmbH
Talacher 36
8627 Grüningen ZH
Schweiz

UID: CHE-418.128.593
E-Mail: hallo@2impress.ch
Web: www.evanu.ch

Soweit die 2impress GmbH selbst über Zweck und Mittel einer Datenbearbeitung entscheidet, ist sie datenschutzrechtlich verantwortlich. Dies betrifft insbesondere den technischen Plattformbetrieb, eigene Kundenkonten, Vertragsdaten, Plattformrechnungen, Systemsicherheit, Support und die zentrale EVANU Kundenverwaltung.

Rollenverteilung bei Ausstellerdaten

Bei Daten, die ein Veranstalter über EVANU Aussteller für seine eigene Veranstaltung erhebt und verwaltet, besteht eine datenschutzrechtliche Rollenverteilung.

Der jeweilige Veranstalter ist insbesondere dafür verantwortlich, dass die über sein Anmeldeformular erhobenen Daten erforderlich sind, rechtmässig verarbeitet werden und betroffene Personen angemessen informiert werden.

Grundsätze der Datenbearbeitung

Personendaten werden nur soweit bearbeitet, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und angemessen ist.

Wir orientieren uns insbesondere an folgenden Grundsätzen:

• rechtmässige und transparente Bearbeitung;
• Verwendung für festgelegte und erkennbare Zwecke;
• Beschränkung auf notwendige und angemessene Daten;
• angemessene technische und organisatorische Sicherheit;
• rollenbasierte und aufgabenbezogene Zugriffsrechte;
• Berichtigung unrichtiger Daten;
• Löschung oder Anonymisierung, sobald Daten nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

EVANU Aussteller verkauft keine Ausstellerdaten und verwendet Bewerbungsdaten nicht für personalisierte Fremdwerbung.

Nutzung der Website

Beim Aufruf von aussteller.evanu.ch können technisch notwendige Informationen automatisch verarbeitet und in Server- oder Sicherheitsprotokollen gespeichert werden.

IP-Adresse

Sie wird für die technische Kommunikation, Systemsicherheit, Missbrauchsschutz und Fehleranalyse verarbeitet.

Zeitpunkt des Zugriffs

Datum und Uhrzeit von Anfragen können in technischen Protokollen erscheinen.

Browser und Gerät

Dazu können Browsertyp, Betriebssystem, Geräteinformationen und ähnliche technische Angaben gehören.

Aufgerufene Inhalte

Angeforderte Seiten, technische Endpunkte, Fehlercodes und Übertragungsinformationen können protokolliert werden.

Diese Angaben dienen insbesondere dem stabilen Betrieb, der Fehlerbehebung, der Abwehr unberechtigter Zugriffe und dem Schutz der Plattform.

Cookies, Sitzungen und lokale Speicherung

EVANU Aussteller verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichermechanismen, soweit diese für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Formularfunktionen, Standplatzreservierungen oder Benutzereinstellungen erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

• Login- und Session-Cookies;
• Authentifizierungs- und Sicherheitsinformationen;
• technische Einstellungen der Benutzeroberfläche;
• temporäre Formularinformationen;
• Informationen zur Verhinderung missbräuchlicher Anfragen;
• temporäre Kennungen für Standplatzreservierungen.

Sollten zukünftig nicht technisch notwendige Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt eine entsprechende Information und, soweit erforderlich, eine Einwilligung.

Kunden- und Benutzerkonten

Bei der Registrierung und Nutzung eines Kundenkontos werden diejenigen Angaben bearbeitet, die zur Einrichtung, Verwaltung, Sicherheit und Abrechnung des Kontos erforderlich sind.

Dazu können insbesondere gehören:

• Firma oder Organisation;
• Vorname und Nachname;
• Post- und Rechnungsadresse;
• E-Mail-Adresse und Rechnungs-E-Mail-Adresse;
• Benutzer- und Login-Daten;
• Rollen und Berechtigungen;
• Kunden- und Kundennummerninformationen;
• Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsinformationen;
• Support- und Kommunikationsdaten;
• technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle.

Die Bearbeitung erfolgt insbesondere zur Bereitstellung der Plattform, Durchführung des Vertragsverhältnisses, Abrechnung, Kommunikation und Systemsicherheit.

Zentrale EVANU Kundenverwaltung

Die 2impress GmbH betreibt für ihre EVANU Angebote eine zentrale Kundenverwaltung. Dadurch können Kundenstammdaten innerhalb der EVANU Systeme abgeglichen werden.

Dies kann insbesondere dazu dienen:

• eindeutige EVANU Kundennummern zu vergeben;
• Doppelanlagen desselben Kunden zu erkennen;
• Kundenkonten verschiedener EVANU Angebote derselben Organisation korrekt zuzuordnen;
• Support und Vertragsverwaltung zu vereinfachen;
• den technischen Zustand angeschlossener EVANU Dienste zentral zu überwachen.

Dabei werden nur diejenigen Stammdaten zwischen Systemen der 2impress GmbH abgeglichen, die für diese Zwecke erforderlich sind. Bewerbungs- und Ausstellerdaten eines Events werden dadurch nicht automatisch für andere EVANU Produkte freigegeben.

Veranstaltungs- und Organisationsdaten

Kunden können in EVANU Aussteller Veranstaltungen und deren Ausstellerorganisation verwalten.

Dabei können insbesondere gespeichert werden:

• Name und Beschreibung der Veranstaltung;
• Veranstaltungsort;
• Start- und Enddatum;
• Aufbau- und Abbauinformationen;
• Veranstaltungswährung, derzeit CHF oder EUR;
• Zahlungs- und Fälligkeitsmodelle für Aussteller;
• Etagen, Hallen und Flächen;
• Standtypen, Kategorien und Preiszonen;
• Infrastrukturinformationen;
• Stromkreise, Wasser, Abwasser und Zusatzleistungen;
• Logistik-, Sicherheits- und Betriebsinformationen;
• operative Kontakte und organisatorische Notizen.

Soweit solche Veranstaltungsdaten Personendaten enthalten, gelten auch für diese die vorliegenden Datenschutzbestimmungen.

Bewerbungen und Ausstellerdaten

Welche Angaben im Einzelfall über das öffentliche Bewerbungsformular erhoben werden, bestimmt grundsätzlich der jeweilige Veranstalter.

Je nach Konfiguration können insbesondere verarbeitet werden:

Stammdaten und Kontakt

• Firma oder Organisation;
• Vorname und Nachname der Kontaktperson;
• E-Mail-Adresse;
• Telefonnummer;
• Post- und Rechnungsadresse.

Bewerbungsinformationen

• Ausstellerkategorie;
• Produkt- oder Angebotsbeschreibung;
• Informationen zur Marke oder Organisation;
• Social-Media- oder Weblinks;
• gewünschter Standtyp;
• Standgrösse;
• Wunschplätze oder direkter Standplatz;
• weitere vom Veranstalter definierte Formularfelder.

Technische Angaben

• Standhöhe und Gesamtgewicht;
• Strombedarf und Anschlussart;
• Wasser- und Abwasserbedarf;
• Abfall- und Entsorgungsinformationen;
• Fahrzeugangaben;
• weitere technische oder betriebliche Anforderungen.

Freitextfelder können dazu führen, dass zusätzliche Angaben gespeichert werden. Veranstalter sollen nur Informationen verlangen, die für die konkrete Veranstaltung tatsächlich erforderlich sind.

Herkunft der Ausstellerdaten

Personendaten können aus unterschiedlichen Quellen stammen.

Dazu gehören insbesondere:

• direkte Eingaben durch einen Aussteller im Bewerbungsformular;
• Angaben im Ausstellerportal;
• Ergänzungen durch den Veranstalter;
• Dokumente, die ein Aussteller oder Veranstalter hochlädt;
• Informationen aus einer früheren Bewerbung, soweit eine erneute Bewerbung zulässig angestossen wurde;
• technische Informationen, die während des Plattformbetriebs entstehen;
• organisatorische Informationen aus Check-in und Veranstaltungsbetrieb.

Erfasst ein Veranstalter Daten einer Person selbst, ist er dafür verantwortlich, dass er diese für den vorgesehenen Veranstaltungszweck verwenden darf.

Standplanung und Standplatzvergabe

EVANU Aussteller ermöglicht die grafische Verwaltung von Etagen, Standflächen, Gängen, Sperrflächen, Infrastruktur und weiteren Planelementen.

Standplätze können mit einer Bewerbung beziehungsweise einem Aussteller verknüpft werden. Dadurch können im Plan insbesondere folgende Informationen sichtbar oder technisch verknüpft sein:

• Standnummer;
• Standgrösse und Form;
• Etage und Zone;
• Status des Standplatzes;
• zugeteilter Aussteller;
• Preis oder Preiszone;
• technische Anforderungen;
• Infrastrukturinformationen.

Je nach Konfiguration können Bewerber verfügbare Standplätze sehen und Wunschplätze auswählen oder einen Stand temporär reservieren.

Die definitive Standvergabe bleibt grundsätzlich in der Verantwortung des Veranstalters.

Dokumente und Datei-Uploads

Je nach Veranstaltung können Aussteller oder Veranstalter Dateien und Nachweise hochladen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Stand- oder Produktfotos;
• Versicherungsnachweise;
• Lebensmittel- oder Betriebsbewilligungen;
• Selbstkontroll- oder Hygienedokumente;
• technische Unterlagen;
• Pläne und Visualisierungen;
• weitere veranstaltungsbezogene Dokumente.

Hochgeladene Dateien können Personendaten enthalten. Veranstalter und Aussteller sind dafür verantwortlich, keine unnötigen personenbezogenen oder besonders sensiblen Informationen in Dokumente aufzunehmen.

Ausstellerportal

Ein Aussteller kann über einen persönlichen und technisch geschützten Zugangslink auf die für ihn vorgesehenen Veranstaltungsinformationen zugreifen.

Das Ausstellerportal kann insbesondere enthalten:

• Bewerbungs- und Freigabestatus;
• zugewiesene Standplätze;
• Stand- und Veranstaltungsinformationen;
• Dokumente und Nachweise;
• Rechnungen und Zahlungsstatus;
• technische Anforderungen;
• organisatorische Informationen;
• Möglichkeiten zur Nachreichung von Dokumenten;
• Möglichkeiten zum Rückzug einer Bewerbung, soweit vorgesehen.

Persönliche Zugangslinks dürfen nicht unberechtigt an andere Personen weitergegeben werden.

Rechnungen, Zahlungen und Zahlungspläne

EVANU Aussteller kann Rechnungen zwischen Veranstalter und Aussteller erstellen und verwalten.

Dabei können insbesondere bearbeitet werden:

• Rechnungsempfänger und Rechnungsadresse;
• Rechnungsnummer;
• Standpreis;
• Zusatzleistungen;
• Kautionen;
• Währung;
• Rechnungsbetrag;
• Fälligkeitsdatum;
• Zahlungsstatus;
• Zahlungsreferenzen;
• Angaben für einen Schweizer QR-Zahlteil, soweit verwendet.

Der Veranstalter kann für eine Veranstaltung einen Zahlungsplan festlegen. Dadurch können beispielsweise ein Anteil vor und ein Anteil nach der Veranstaltung separat fällig werden.

Bei einer Aufteilung können mehrere Teilrechnungen mit unterschiedlichen Beträgen, Rechnungsnummern und Fälligkeitsdaten entstehen.

EVANU kann ausserdem Rechnungen der 2impress GmbH an den Veranstalter selbst erstellen. Diese Plattformabrechnung ist von den Rechnungen des Veranstalters an seine Aussteller getrennt.

Check-in und Veranstaltungsbetrieb

Für Aufbau, Durchführung und Organisation einer Veranstaltung können operative Informationen verarbeitet werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• Ankunfts- und Check-in-Status;
• Zeitpunkt eines Check-ins;
• Aufbau- und Abbauzeitfenster;
• Zufahrts- und Fahrzeugangaben;
• Ansprech- und Notfallkontakte;
• Strom- und Infrastrukturzuweisungen;
• bestellte Zusatzleistungen;
• Kautionsstatus;
• Freigaben und Prüfstatus;
• organisatorische Notizen;
• Sicherheits- und Konflikthinweise.

Solche Informationen dienen der Planung, Durchführung, Koordination und Nachbearbeitung der jeweiligen Veranstaltung.

E-Mail und Kommunikation

EVANU Aussteller kann automatisierte oder manuell ausgelöste E-Mails versenden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Eingangsbestätigungen einer Bewerbung;
• Statusinformationen;
• Zu- oder Absagen;
• Informationen zur Standplatzvergabe;
• Rechnungen und Zahlungshinweise;
• Aufforderungen zur Nachreichung von Unterlagen;
• Informationen zu Aufbau, Betrieb oder Check-in;
• Einladungen zu einer erneuten Bewerbung;
• Support- und Systemnachrichten.

Beim Versand können insbesondere Empfängeradresse, Nachrichteninhalt, Versandzeitpunkt und technische Zustellinformationen verarbeitet werden.

PDFs, CSV-Dateien und Datenexporte

EVANU Aussteller ermöglicht Kunden verschiedene Exporte und Dokumente.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Ausstellerlisten;
• Kontaktlisten;
• Bewerbungsübersichten;
• Standpläne;
• Betriebs- und Infrastrukturinformationen;
• Check-in-Daten;
• Rechnungen und Berichte;
• CSV- oder PDF-Exporte.

Solche Dateien können Personendaten enthalten. Sobald ein Kunde einen Export herunterlädt, liegt die sichere Aufbewahrung, Weitergabe und spätere Löschung der lokalen Kopie grundsätzlich in seiner Verantwortung.

Besonders schützenswerte Personendaten

EVANU Aussteller ist grundsätzlich auf geschäftliche, organisatorische und technische Daten rund um Ausstellerveranstaltungen ausgerichtet.

Besonders schützenswerte Personendaten sollen nur erhoben oder hochgeladen werden, wenn dies für den konkreten Zweck tatsächlich erforderlich und rechtlich zulässig ist.

Dies gilt insbesondere für:

• Freitextfelder;
• interne Notizen;
• hochgeladene Dokumente;
• Bewilligungsunterlagen;
• Versicherungsunterlagen;
• operative Vorfallinformationen.

Empfänger und Dienstleister

Personendaten werden nur bekanntgegeben, soweit dies für den Plattformbetrieb, die konkrete Veranstaltung, die Kommunikation oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Mögliche Empfänger sind insbesondere:

• der jeweilige Veranstalter beziehungsweise Kunde;
• berechtigte Mitglieder seines Organisationsteams;
• technische Hosting- und IT-Dienstleister;
• E-Mail- und Zustelldienstleister;
• Support- und Wartungsdienstleister;
• von einem Kunden beauftragte Dienstleister, soweit der Kunde Daten entsprechend verwendet oder exportiert;
• Behörden oder Gerichte bei einer gesetzlichen Verpflichtung.

Externe Dienstleister werden soweit erforderlich vertraglich verpflichtet und dürfen Daten nur im Rahmen des vereinbarten Zwecks bearbeiten.

Datenbearbeitung im Ausland

Die zentrale EVANU Infrastruktur wird in der Schweiz betrieben. Einzelne technische Dienstleister oder deren Unterauftragsbearbeiter können jedoch Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten.

Dies kann beispielsweise bei internationalen Infrastruktur-, E-Mail-, Sicherheits- oder Supportdiensten der Fall sein.

Erfolgt eine Bekanntgabe in ein Land ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau, werden soweit erforderlich geeignete Garantien eingesetzt. Dazu können insbesondere anerkannte Standarddatenschutzklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Mechanismen gehören.

Hosting und Datensicherheit

Die zentrale EVANU Infrastruktur wird auf Serversystemen in der Schweiz betrieben.

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten.

Dazu gehören je nach Systembereich insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS und TLS;
• rollenbasierte Zugriffsrechte;
• Trennung von Kunden-, Aussteller- und administrativen Zugriffen;
• Authentifizierungs- und Sitzungsmechanismen;
• geschützte persönliche Portalzugänge;
• Beschränkung administrativer Zugriffe;
• Server- und Netzwerksicherheitsmassnahmen;
• Schutz vor missbräuchlichen Formularanfragen;
• Sicherheits- und Fehlerprotokollierung;
• Datensicherungen;
• regelmässige technische Wartung.

Eine absolute Sicherheit elektronischer Datenübertragung und Speicherung kann technisch nicht garantiert werden.

Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche beziehungsweise vertragliche Aufbewahrungsgründe bestehen.

Bewerbungs- und Eventdaten

Diese werden grundsätzlich während der Nutzung durch den jeweiligen Kunden gespeichert. Der Kunde kann Daten im Rahmen der verfügbaren Funktionen verwalten.

Nach einer Veranstaltung können Informationen weiterhin gespeichert werden, wenn dies für Nachbearbeitung, Dokumentation, Abrechnung, eine zulässige erneute Bewerbung oder aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.

Kunden- und Vertragsdaten

Diese werden für die Dauer der Kundenbeziehung und darüber hinaus gespeichert, soweit dies für Vertragsabwicklung, Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Rechnungen und Geschäftsunterlagen

Unterlagen, die gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten unterliegen, können entsprechend den gesetzlichen Vorgaben insbesondere während zehn Jahren gespeichert werden.

Technische Protokolle

Sicherheits- und Serverprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Fehleranalyse, Sicherheitszwecke oder rechtliche Interessen benötigt werden.

Backups

Gelöschte Daten können vorübergehend noch in Datensicherungen vorhanden sein und werden im Rahmen der regulären Backupzyklen überschrieben.

Ihre Datenschutzrechte

Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere Auskunft darüber verlangen, ob und welche Personendaten über sie bearbeitet werden.

Je nach gesetzlichen Voraussetzungen können insbesondere folgende Rechte bestehen:

• Recht auf Auskunft;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Personendaten;
• Recht auf Löschung oder Vernichtung;
• Recht, einer bestimmten Bearbeitung zu widersprechen;
• Recht auf Einschränkung einer Bearbeitung, soweit anwendbar;
• Recht auf Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten, soweit anwendbar;
• Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Daten eines bestimmten Veranstalters

Bezieht sich eine Anfrage auf Bewerbungs- oder Ausstellerdaten, die ein Veranstalter für seinen Event über EVANU Aussteller verwaltet, sollte die Anfrage grundsätzlich an diesen Veranstalter gerichtet werden.

Die 2impress GmbH unterstützt den verantwortlichen Kunden soweit erforderlich bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen.

Daten in Verantwortung der 2impress GmbH

Anfragen können an hallo@2impress.ch gerichtet werden.

Zum Schutz vor unberechtigten Auskünften kann ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.

Betroffene Personen können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden.

Automatisierte Prüfungen und Entscheidungen

EVANU Aussteller kann Veranstalter durch technische Prüfungen, Statusanzeigen und Warnungen unterstützen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Kollisionshinweise im Standplan;
• Prüfungen technischer Standgrenzen;
• Kapazitätsanzeigen;
• Hinweise auf fehlende Freigaben oder Dokumente;
• Zahlungs- und Fälligkeitsstatus;
• operative Sicherheitswarnungen.

Solche Systemhinweise unterstützen die Organisation. Die definitive Annahme oder Ablehnung einer Bewerbung, die Standplatzvergabe, Freigaben und vergleichbare organisatorische Entscheidungen bleiben grundsätzlich beim jeweiligen Veranstalter beziehungsweise bei seinen berechtigten Mitarbeitenden.

Nach dem derzeitigen Funktionsumfang trifft EVANU Aussteller keine ausschliesslich automatisierten Einzelentscheidungen, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche oder vergleichbar erhebliche Auswirkungen entfalten.

Änderungen und Kontakt

EVANU Aussteller wird laufend weiterentwickelt. Ebenso können sich gesetzliche Anforderungen, technische Funktionen oder eingesetzte Dienstleister ändern.

Diese Datenschutzbestimmungen können deshalb angepasst werden. Massgebend ist die jeweils auf aussteller.evanu.ch veröffentlichte aktuelle Fassung.

Bei wesentlichen Änderungen können registrierte Kunden zusätzlich innerhalb der Plattform, per E-Mail oder auf anderem geeigneten Weg informiert werden.

Kontakt bei Datenschutzfragen

2impress GmbH
EVANU Datenschutz
Talacher 36
8627 Grüningen ZH
Schweiz

E-Mail: hallo@2impress.ch

Bei Fragen zur konkreten Verwendung Ihrer Daten für eine bestimmte Veranstaltung kann zusätzlich direkt der jeweilige Veranstalter kontaktiert werden.